Meiner Erfahrung nach sind für solche Fälle die örtlichen Umzugsunternehmen sehr gute Ansprechpartner. Die würde ich mal ansprechen.
Denn soviele Leute innerhalb kürzester Zeit zu "bewegen", das erfordert wirklich viel Erfahrung in Umzugsmanagement.
Ich würde deine Rolle da viel mehr in der Nahtstelle zwischen "Bewegern" und "Bewegten" sehen

Sprich her, du müßtest die Prioritätenliste führen und so, aber wie wann wo was eingepackt und transportiert wird, das würde ich Anderen überlassen.

Organisieren kannst du sowas z.B. dadurch, dass du jeden Arbeitsplatz bzw. sonstiges Inventar katalogisierst. Am besten in einer Soll-Ist Beschreibung.
Grundriß A ist der alter Zustand. Grundriß B der Neue. Jetzt brichst du das ganze auf geignete Einheiten runter.
So z.B. :
1) gesamte Firma untergliedert in:
2) Abteilungen >
3) einzelne Teams >
4) Einzelarbeitsplätze >
5) Hardware, Software, Bibliothek, Arbeitsutensilien usw.

Das ganze eventuell in einer Datenbank erfaßt.

Dann würde ich die einzelnen Abläufe noch mit einem Status belegen, so etwa:
Rot = noch nicht erfaßt,
Orange = erfasst, noch nicht gepackt,
Gelb = gepackt,
Braun = während des Transportes
Lila = im neuen Bereich angekommen
Blau = ausgepackt, wird wieder in Betrieb genommen
Grün = Umzug erledigt und abgenommen

Wenn du so ne Datenbank gut pflegst, dann hast du immer einen aktuellen Stand der Dinge und weißt, wo du eingreifen mußt.
Wichtig ist wirklich auch, wer trägt zu welchem Zeitpunkt die Gefahr für die einzelnen Sachen (Gefahrenübergang, Haftungspflicht usw.)