Für gewöhnlich erstellst du so eine Liste von Anfang an, spätestens aber ab der Vegabe. Oft hat man ja schon Firmen im Blick, teils muss man sowieso 6-12 Monate vorher anfragen, ob denn Interesse und Kapazitäten da sind. Ab da hat man ja ca. einen Überblick über Firma und Angestellte/Zuständige.
Ansonsten frage beim Bauleiter eures Büros (nicht dem Baustellenleiter) oder der (externen) Projektleitung nach. Wenn es eine Projektleitung gibt, wird so was von da auch frühzeitig aufgestellt und verschickt.