AW: Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr
 

bei uns ist es umgekehrt, wir haben alles digital und wenig auf Papier, in der
Hoffnung, dass es das PDF Format, dass es nun seit über zwanzig Jahren gibt,
noch mal solange schafft...

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PDF ist sicherlich ein recht sicheres Format auf Sicht von 20 Jahren.
Fotos in ordentlicher Qualität oder andere Pixeldaten nehmen als PDF aber auch gerne viel Platz in Anspruch, wenn man sie nicht optimal speichert.
Dann bleibt immernoch die Frage nach dem Speichermedium und der Sicherung von diesem.
Wir sichern auf einem Server der täglich intern spiegelt und dann 2x pro Woche auf eine NAS mit 4 Platten zusätzlich sichert. Dazu noch 3 rotierende RDX-Bänder die regelmäßig getauscht und extern gelagert werden.
Ist aber auch alles nicht mehr zu gebrauchen, wenn es den großen EMP gibt. ;)

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naja, wenns anfängt zu brennen, ist das mit dem Papier auch nicht so doll ;)
Außerdem lässt sich Papier nicht indexieren, das ist bei digitalen Daten sehr komfortabel.

Das eigentliche, derzeit noch nicht gelöste Problem ist der Zugang auf die
Dokumente von unterwegs...

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Brand- und Wasserschäden sind für Datenträger auch nicht auszuschließen. Hinzukommt noch die Inkompatibilität oder das Versagen des Speichermediums oder Lesegerätes. Außerdem sind Brand und Wasser höhere Gewalt bzw. eine Versicherungssache. Man hat ordentlich archiviert, alles andere ist dann Pech. Das Rumschleppen und die Lagerkapazität sind die Hauptprobleme beim Papierarchiv.

Es ging ja eigentlich nur ums Archivieren und nicht um den Zugriff auf aktuelle Projekte. Wir schaffen nur Projekte ins Archiv, auf welche wir länger nicht mehr zugreifen mussten. Ansonsten kommen wir an alle Projekte, auch die alten bzw. archivierten, mit Suchfunktionen über den Server relativ komfortabel ran.

Dem Kunden muss man die archivierten Dinge übrigens vor der Entsorgung nach 10 Jahren nochmals anbieten. Er kann sie dann abholen kommen.

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Das kann ich so nicht stehen lassen.

Ein sinnvolles Backupsystem benötigt jedes Büro heute sowieso. Das wirtschaftliche Risiko nach einem Datengau wäre sonst immens.
Dieses System so auszuweiten, dass dies für die notwendige Beweissicherung über 10 Jahre nutzbar ist, ist kein großer Aufwand mehr.



So eine Archivkiste in einem Keller ist nach einem wasserrohrschaden dann leider auch nicht mehr zu gebrauchen... ;)

Was die Speichermedien angeht, sehe ich bei der richtigen Wahl kein Problem. Wir reden hier immerhin nur über EIN Jahrzehnt und die Festplatten, die ich 2005 gekauft habe, kann ich nach wie vor problemlos nutzen - auch wenn die Kapazität nicht mehr ausreicht.

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Je nach Bürogröße, sollte es einen zweiten Standort für die Datenspeicherung geben, so dass bei Einbruch, Feuer oder Wasser eben nicht alle Daten weg sind.

Das ist übrigens ein klarer Vorteil der digitalen Datenarchivierung: Eine Kopie lässt sich mit geringem aufwand erstellen.

In einem kleineren Büro lässt sich dies theoretisch auch so lösen, dass der Chef mind. wöchentlich ein Blackup mit nach Hause nimmt. Alternativ gibt es auch Cloud Lösungen für das Backup einer gesamten Bürostruktur.

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Das wird natürlich mit dem Backup so gehandthabt.
Nennt mich altmodisch, aber gerade Cloud-Lösungen bringen einen in enorme Abhängigkeiten und die Sicherheit liegt nicht mehr in den eigenen Händen, häufig nichtmal im gleichen Land.

Wenn mir mein Papierarchiv aufweicht oder wegbrennt, dann ist mir das relativ egal, denn das Ganze ist versichert und die wirklich wichtigen Sachen, die ich wiederverwenden möchte oder bei künftigen Projekten benötige, habe ich natürlich zusätzlich mehrfach digital gesichert.
Ich komme mit meinem Papierarchiv lediglich meinen Aufbewahrungspflichten gegenüber dem Kunden nach. Für mich selbst brauche ich die dort gelagerten Unterlagen nicht mehr.
Ich umgehe damit aber das Problem, dass ich wirklich jedes Schriftstück in meinem Büro digitalisieren und für 10 Jahre bestimmte Daten sichern muss, denn das hat für mich keinen Nährwert.

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Wenn es bei euch so ist, dass es tatsächlich noch Schriftstücke gibt, die auf Papier eingehen - bitte.
In meinen letzten Bauvorhaben ging alles nur noch digital. Ich habe sogar die Planprüfung nur noch digital durchgeführt und zu diesem Zweck kürzlich sogar einen dynamischen Acrobat Prüfstempel programmiert.

Auf Papier und im Ordner landen eigentlich nur noch Verträge und abgeschlossene Leistungsphasen - z.B. LPH 4, die Architektenkopie....

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Was nützt mir, wenn mein Archiv versichert ist, wenn es weg ist? Das bringt mir die Daten nicht mehr zurück und erzeugt jede Menge Ärger. Außerdem habe ich seit über 30 Jahren mit EDV zu tun. Alle professionell verwendeten Formate mit denen ich damals zu tun hatte sind bis heute vorhanden und nichts deutet darauf hin, dass es diese in 20 Jahren nicht mehr gibt oder nicht mehr gelesen werden könnten. Sämtliche Festplatten Anschlüsse gibt es auch heute noch, wenn auch teils nur als zusätzliche Steckkarten. Es wird viel Panik gemacht, wo es nicht zwingend sein muss.

Ich halte es so, dass alles was digital ist bleibt digital, alles was Papier ist, bleibt Papier und wird zusätzlich digitalisiert. Ich archiviere auf mehreren Festplatten mit unterschiedlichem Aufbewahrungsort, nicht die billigsten, sondern solche, die erfahrungsgemäß eine niedrigere Ausfallrate haben. Und die Festplatten sind auch gecryptet (keine Behörde in Europa dürfte die Rechenkapazität haben diese in vernünftiger Zeit zu knacken, behaupte ich mal so salop). Wenn was gestohlen wird, kann man damit nichts anfangen.


Ich habe mal in einem größeren Büro gearbeitet, da hat man ältere Computer aufbewahrt, um auf ältere Daten zugreifen zu können, wenn es nötig sein sollte.

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Die alten PCs habe ich tatsächlich auch noch seit 1995. Die sind ohnehin nichts mehr wert und Festplatten wirklich so leerzumachen und zu überschreiben, dass keiner mehr diie Daten rekonstruieren kann ist gar nicht so einfach.

Wie gesagt, Daten die ich zukünftig brauche werden auch von alten Projekten digital gesichert und auffindbar aufbewahrt. Den Aufwand jedes Zettelchen zu digitalisieren mache ich mir allerdings nicht.
Ich habe in Büros gearbeitet, die seit Anfang der 1970er Jahre existieren und alles bis heute im Archiv haben. Es wurde niemals mehr darauf zugegegriffen.

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Das waren Atari Computer. Ja, es gab eine Zeit, da hat man Ataris richtig produktiv eingesetzt.

Alte PCs muss man nicht aufheben, denn alte Software kann man in einer virtuellen Maschine laufen lassen, wenn es nur darum geht und die alten Festplatten kann man auch heute noch anschließen und dort laufen lassen und dann umkopieren. Ist auch eine Zeit lang her. Heute kann man auch die Ataris in einer Emulation laufen lassen, sogar noch schneller als das Original. Aber damals ging das noch nicht so.

Daten über die 10 Jahre aufzuheben finde ich übrigens gar nicht mal so schlecht. Besagtes Büro war schon recht alt und hatte Kunden, die nach Jahrzehnten wieder kamen um z.B. einen Betrieb zu erweitern, der vom gleichen Büro vor 20 oder noch mehr Jahren gebaut wurde. Da konnte man leicht und schnell auf die Bestandsdaten zurück greifen.


Festplatten überschreiben ist übrigens ganz einfach. Es gibt spezielle Programme dafür, die alles mit Nullen voll schreiben oder man macht die Platte leer und überschreibt die komplette Platte mit unnützen Daten die keiner brauchen kann (z.B. Urlaubsbilder). Sobald die alten Daten überschrieben sind, kann keine Macht dieser Welt die alten Daten wieder her holen.

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Nein keine Ataris, ab Ende der 80er gab es 286er, 386er und später 486er PCs von IBM und vielen anderen Herstellern. Mein Atari St 1040 stammt von 1987. Den habe ich zwar auch noch, aber ab Mitte der 90er habe ich die PCs, die mit Windows liefen, aufgehoben. Braucht natürlich keiner mehr. Die Daten wurden längst weiterkopiert.

Das mit dem Überschreiben ist mir natürlich nicht unbekannt, aber es ist Spezialisten trotz vermeintlichem Überschreiben bereits gelungen bestimmte sensible Daten nochmal zu rekonstruieren.



Aber zum Thema: Das war doch Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr.

Die gibt es bei uns sowohl in Daten, als auch in Papierform. Die Daten werden einfach von Server zu Server weitergegeben und bleiben daher länger als 10 Jahre erhalten. Zusätzlich wandert das Bautagebuch in Papierform ins Archiv.

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Das ist technisch schlicht nicht möglich. Was überschrieben ist, ist weg. Da wo "Spezialisten" noch was raus holen können wurde nicht überschrieben. Der Rest sind Urban Legends.

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Es weicht zwar vom Thema ab, aber es ist durchaus möglich alte Daten (zumindest teilweise) wiederherzustellen, selbst wenn sie völlig überschrieben wurden. Die alten Daten hinterlassen Spuren auf der Festplatte, die natürlich schwächer sind als die aktuellen Daten, aber gerade darum kann man sie nochmal herausfiltern (Thema Feldstärkemessung). Einmal alles überschreiben reicht da jedenfalls nicht um alle Spuren zu verwischen. Natürlich macht sich normalerweise keiner diese Arbeit, das fällt eher in den Bereich der Spezialisten bei Kripo, BND und Co..

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Hier noch ein Link zur sicheren Datenlöschung von offizieller Stelle:

https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/IT...02/m02433.html

Also einfach einmal die Festplatte mit Urlaubsfotos vollkopieren reicht demnach nicht. Es gibt spezielle geprüfte Software, die mehrfach alle, auch die geschützten und möglicherweise unbekannten Bereiche einer Festplatte überschreibt.
Um ganz sicher zu gehen werden Festplatten mit sensiblen Daten mit einem Degaußer behandelt um wirklich durch massive Magneteinwirkung alle Daten zu vernichten.