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MrBulbous 03.04.2006 15:35

dokumentenmanagement
 
wie archiviert ihr eure projekte? druckt ihr pdfs, oder speichert ihr nur die reinen cad-daten und wenn ja plattformübergreifend(z.b. dxf). was macht ihr mit dem schriftverkehr? auch hier pdf oder alles in papierform. werden mails ausgedruckt oder gespeichert?
mich würde interessieren wie ihr damit umgeht.

Florian 03.04.2006 15:40

Geht es um universitäre Projekte oder um reale?

MrBulbous 03.04.2006 15:57

im grunde sowohl als auch. das eine läßt sich ja auf das andere eventuell übertragen.

Florian 03.04.2006 16:09

Nein, definitiv nicht!

Bauprojekte werden so archiviert, dass sie 10 Jahre lang als Beweismittel nützlich sind. D.h. es wird jede Email ausgedruckt und abgeheftet, alle Planstände Dokumentiert etc.
Bei einem Gebäude mit einem Bauvolumen von 5-20 Mio. Euro kommen da schnell 10m gestapeltes Papier zusammen, die archiviert werden müsse.

Wenn's um Uniprokekte geht, dann werden bei mir nur Präsenationen und der letzte CAD Stand archiviert. Im Orginalformat.
Von den Präsentationen wird neben dem Präsentations-PDF natürlich auch die Layout-Datei mit allen Verknüpfungen archiviert.
Dann werden die Pläne verkleinert auf A3 ausgedruckt und kommen in eine Folie in einem A3 Ordner.
Schriftverkehr wird meist vernichtet, es sei den es ist was interessantes.

MrBulbous 03.04.2006 16:24

also eigentlich doch recht ähnlich.
wie dokumentierst du den "letzten planstand", als pdf, als cad datei ,als gedruckte variante oder sowohl als auch. wenn "10m papier" rauskommen, gibt es da alternativen? gibt es digitale varianten. man könnte seine mails auf einer cd sichern genauso seine pläne.

Maks 03.04.2006 17:03

Hi MrBulbous,

sowohl für Uniprojekte als auch für Büroprojekte, aber gerade für Letzteres, musst du immer auch den letzten Stand als CAD Datei sichern. Das pdf dient immer als zusätzliches Speicherformat um sehr schnell mal die letzte aktuelle Version abzurufen, ohne Gefahr zu laufen ausversehen etwas zu ändern.
Die gedruckte Version von Studienprojekten dient in der Regel nur zur evt. Präsentation bei Bewerbungen.
Ob CDs wirklich das Sicherungsmedium der Wahl sind, würde ich bezweifeln. Für solche Zwecke würde ich eher - wenn vorhanden - auf Band-, Zip- oder externe Festplattenlaufwerke zurückgreifen.

Gruß

Max

audovis 03.04.2006 18:38

Zitat:

Originally posted by Maks


Ob CDs wirklich das Sicherungsmedium der Wahl sind, würde ich bezweifeln. Für solche Zwecke würde ich eher - wenn vorhanden - auf Band-, Zip- oder externe Festplattenlaufwerke zurückgreifen.



Also in CD's und DVD's hab ich auch nicht so das Vertrauen, allerdings auch nicht auf die anderen Medien, die Du angesprochen hast. Ist Microfilm eine Alternative?

keithian 03.04.2006 20:59

Für die (private) Datensicherung sind externe Festplatten recht gut geeignet. Sind billig, passt enorm viel drauf und die Datenübertragung geht fix. Zudem ist alles mobil handhabbar.
So lässt sich das Ganze für 2-5 Jahre archivieren, danach eine neue HD oder wer weiss, was es in 5Jahren gibt...


Mit meinem ersten Computer hatte ich ein QIC-Bandlaufwerk zur Datensicherung - Die Geräte werden heute gar nicht mehr hergestellt und die Kapazität ist lächerlich. Ich würde deshalb nicht davon ausgehen, die Daten für die nächsten 20Jahre archivieren zu wollen, sondern lieber einfach - aber in kürzeren Abständen....

Kieler 04.04.2006 08:29

Zitat:

Originally posted by Florian
N...D.h. es wird jede Email ausgedruckt und abgeheftet, ...
:eek: echt, das macht Ihr? Hoffentlich seid Ihr nicht im ökologischen Bauen
tätig :D Mal im Ernst, ist das wirklich notwendig?
interessiert
Matthias

Florian 04.04.2006 10:02

Zitat:

Originally posted by planmatsch
:eek: echt, das macht Ihr? Hoffentlich seid Ihr nicht im ökologischen Bauen
tätig :D Mal im Ernst, ist das wirklich notwendig?
interessiert
Matthias

Soetwas kann ganz hilfreich sein, vorallem, wenn man die Deutsche Bahn verklagt...

Flo 04.04.2006 10:50

Zitat:

Originally posted by planmatsch
:eek: echt, das macht Ihr? Hoffentlich seid Ihr nicht im ökologischen Bauen
tätig :D Mal im Ernst, ist das wirklich notwendig?
interessiert
Matthias

Papier ist eigentlich ein sehr langlebiges Backup Medium. Wäre ja blöd wenn eine wichtige Email beim letzten Festplattencrash verloren gegenagen ist. Mit der Beweispflicht bei Bauvorhaben würde ich das auch machen. Man kann ja Recyclingpapier nehmen ;-)

Florian

Flo 04.04.2006 10:51

Zitat:

Originally posted by MrBulbous
also eigentlich doch recht ähnlich.
wie dokumentierst du den "letzten planstand", als pdf, als cad datei ,als gedruckte variante oder sowohl als auch. wenn "10m papier" rauskommen, gibt es da alternativen? gibt es digitale varianten. man könnte seine mails auf einer cd sichern genauso seine pläne.

Für Uniprojekte würde ich auch nicht alles auf Papier bringen. Das nimmt mir einfach zuviel Platz weg. Ich sichere einfach alle Dateien auf CD bzw. DVD und auf einer Festplatte.

Florian

Flo 04.04.2006 10:58

Zitat:

Originally posted by audovis
Also in CD's und DVD's hab ich auch nicht so das Vertrauen, allerdings auch nicht auf die anderen Medien, die Du angesprochen hast. Ist Microfilm eine Alternative?
Microfilm lässt sich so schlecht von einem CAD Programm öffnen ;-)
Aber eine Alternative zu Ausdrucken ist es schon. Nur ist Microfilm auch sehr teuer.

CDs als Backup sind eigentlich sehr gut. Man sollte halt Markenrohlinge verwenden und immer parallel auf 2 Rohlinge verschiedener Hersteller sichern falls eine Charge mal einen Produktionsfehler hat. Bei DVD würde ich nur zu DVD RAM greifen, da diese im Gegensatz zur DVD RW auf Datensicherheit hin optimiert ist.

Wichtig bei der Sicherung auf digitalen Medien ist die redundante Speicherung und die regelmäßige Überprüfung der Lesbarkeit und gegebenenfalls eine Umkopierung auf ein frisches Medium. Das wird leider meistens nachlässig gehandhabt.

Florian

Kieler 04.04.2006 11:40

@Florian: Das mit der Deutschen Bahn leuchtet ein :D
Kann man denn die Mails nicht trotzdem als PDF speichern und im
Bedarfsfall (also Klagefall) ausdrucken?
Wir streben auch das papierlose Büro an, aber man kann sagen wer
Drucker säht wird Papier ernten
frei aus der Straßenlanung, soll heißen
es klappt nicht! ;)



Zitat:

Originally posted by Flo
Papier ist eigentlich ein sehr langlebiges Backup Medium. Wäre ja blöd wenn eine wichtige Email beim letzten Festplattencrash verloren gegenagen ist. Mit der Beweispflicht bei Bauvorhaben würde ich das auch machen. Man kann ja Recyclingpapier nehmen ;-)

Florian

Hab auch schon davon gehört
Zitat:

Originally posted by Amazing Discovery


Hallo, ich bin Mike und ich begrüße sie alle zu einer neuen Folge von
Amazing Discoveries. Heute haben wir einen Gast extra aus England zu
uns einfliegen lassen, John, und John hat uns etwas mitgebracht.
Willkommen John!

Danke Mike.

Was hast du mitgebracht, John?

Nun Mike, ich hab hier etwas ganz besonderes. Etwas, worauf die ganze
Welt gewartet hat.

Unglaublich, sag uns schnell was es ist...

Ich hab hier ein weißes viereckiges Material und ein Stöckchen. Sie werden
sich jetzt fragen, "was ist das nun schon wieder?"

Ja, wir sind schon ganz gespannt John. Spann uns nicht länger auf die
Folter...

Nun Mike, wenn ich dieses Stöckchen über das weiße Material bewege,
dann verfärbt sich dieses genau an jenen Stellen, wo das Stöckchen das
weiße Material berührt hat.

Das ist ja unglaublich...

Ja, aber das ist noch nicht alles Mike. Wenn ich mit dem Stöckchen, das
man übrigens einen Bleistift nennt, einen Buchstaben, so einen wie man
ihn normalerweise auf seinen Computerbildschirm sieht, auf das Material
zeichne...

Unglaublich, langsam begreife ich es. Also wenn man mehrere Buchstaben
nebeneinander zeichnet, dann kann man sogar lesen, ohne einen
Bildschirm zu benötigen.

Das ist tatsächlich so Mike, du begreifst es. Das Material nennt man
übrigens Papier.

Unglaublich. Also wenn das keine Amazing Discovery ist... Und man
benötigt dafür überhaupt keinen Strom?

Nein, nein Mike, fantastisch, nicht? Man braucht selbst keine Batterien oder
Akkus.

Junge, Junge das ist ja unglaublich. Ha John, du hast es zugeklappt. Das
kann ich mit meinem Notebook auch.

Nein Mike, das ist anders, du kannst es so oft falten, wie du willst, bis es
das gewünschte Maß hat.

Hey, du hörst ja gar nicht mehr auf zu falten und es wird immer kleiner und
kleiner. Jetzt passt es sogar in meine Brieftasche. Das ist ja Unglaublich,
jetzt kann ich es immer bei mir tragen. Darf ich es mal festhalten?

Aber natürlich Mike. Hier halt mal.

Das ist ja unglaublich John, es wiegt beinah nichts.

Das stimmt Mike. Es ist 100 mal leichter als das kleinste Notebook.

Sensationell! Kein Akku, 100 mal leichter, unglaublich, ich träume.

Nein, nein Mike, du träumst nicht. Ich kneif dir mal eben in den Arm. Kleiner
Scherz Mike… ha, ha, ha... schau ich entfalte es wieder und... pass jetzt gut
auf...

Aber John, was tust du jetzt??? Nein, das geht doch nicht du zereisst das
Papier in zwei Teile.

Dieses Material ist so fantastisch, schau Mike. Ich halte die zwei Teile
aneinander und man kann es immer noch lesen.

Unglaublich, das sollte man mal mit einer Diskette probieren, ha ha ha.
Aber was tust du jetzt? Nein, tu’s nicht!!! Nicht darauf herumtrampeln.

Keine Panik Mike, schau mal...

Unglaublich, und man kann es immer noch lesen! Stellt euch vor Leute,
wenn ihr so auf euren Monitor herumtrampeln würdet... Unglaublich, was
für eine Amazing Discovery! Aber sag mal John, wie lange kann man das
Papier aufbewahren?

Nun, viel länger als eine Diskette oder eine Festplatte, deren magnetische
Eigenschaften auf die Dauer abnehmen.

Unglaublich...

Aber das ist noch nicht alles!

Nein?

Du kannst es überall hin mitnehmen, du kannst es sowohl bei hohen als
auch bei niedrigen Temperaturen benutzen. Und wenn du es nicht mehr
benötigst, kannst du noch immer deine Nase damit putzen oder auf dem
WC…., du verstehst was ich meine, Mike.

Ja John, unglaublich... Sag mal, aber das würde bedeuten, dass wir eines
Tages überhaupt keine Computer und Notebooks mehr brauchen. Also
John, du hast mich voll überzeugt... Nun sagt mal Leute, ist das nicht
fantastisch???


filo 04.04.2006 11:48

:D :D :D :D :D rofl
*schmeiß mich weg*

Florian 04.04.2006 12:19

LOL
Amazing!

Zitat:

Originally posted by planmatsch
@Florian: Das mit der Deutschen Bahn leuchtet ein :D
Kann man denn die Mails nicht trotzdem als PDF speichern und im
Bedarfsfall (also Klagefall) ausdrucken?
Wir streben auch das papierlose Büro an, aber man kann sagen wer
Drucker säht wird Papier ernten
frei aus der Straßenlanung, soll heißen
es klappt nicht! ;)

Papier ist bei richtiger Lagerung einfach das haltbarste Material, nach Tontafeln.
Egal wie gut man CDs o.ä lagert, irgendwann kommen die ersten Datenfehler rein, bis das Medium unlesbar ist. Abgesehn davon, dass irgendwann die entsprechenden Abspielmedien fehlen. Die Lesbarkeit der Datenformate an sich ist auch auf Dauer nicht garantiert.

Ein Beispiel:
Um 1990 herum, hat mein Vater angefangen Graphen mit Aldus FreeHand zu zeichnen. Ca. 2002 wollte er nun eine alte Zeichnung erneut benutzen. Dummerweise hieß das Programm mittlerweile Macromedia FreeHand und war ab Version 9 nicht mehr fähig die alten Version 3 & 4 Dateien zu öffnen. Zum Glück bat Macromedia eine FH Version 8 als Trial an, um alte Daten umzuformatieren.
Die Frage ist nun aber, wie lange kann man die V8 überhaupt noch nutzen? Unter MacOS X läuft sie nicht mehr nativ...
FreeHand gehört mittlerweile zu Adobe - mal sehn, was sich jetzt wieder an den Datenformaten ändert.
Zumindest konnte mein Vater nach gerademal 12 Jahren nur über Umwege sein Dokument öffnen. Nach 20 Jahren vermutlich nur, wenn er noch einen alten Rechner findet.

Neben dieser Problematik gibt es natürlich nach wie for den Schriftverkehr auf Papier (Fax, Brief, Mitschriften, Aktennotizen...). Es macht also Sinn, den gesamten Schriftverkehr, geordnet nach Gewerk cronologisch sortiert abzuheften. Damit lässt sich immer schnell die Sachlage nachvollziehen.
Es muß auch nicht immer erst ein Prozess ins Haus stehen, damit man Sachen nachsehen muß.
Häufig genug muß man dem Erinnerungsvermögen der am Bau beteiligten nochmal auf die Sprüge helfen, damit das Gebäude nachher so wird wie vom Architekten geplant.

Die Archivierung findet also nicht erst nach Abschluss, sondern währenddessen - am besten wöchentlich statt.

Kieler 04.04.2006 13:52

so frustrierend die Folgen sind, so logisch hört sich Deine Argumentation an...
(Habe heute Akteneinsicht im Bau-Archiv gehabt, tadelloser Bauantrag von
1957, auf...Papier! Ob ich meine PDF in 49 Jahren noch lesen kann?)

PS: kannst Du uns mal einen gezeichneten Grafen zeigen :D (zack und weg)

Florian 04.04.2006 14:00

Mein Vater ist kein Künstler - oder wurde der Unterschied zwischen Graph und Graf mit der Rechtschreibreform auch aufgehoben? :D

Kieler 04.04.2006 14:11

sorry, ich dachte es war ein Schreibfehler, aber nun bin ich im Bilde :D

Flo 04.04.2006 15:13

Zitat:

Originally posted by Florian

Um 1990 herum, hat mein Vater angefangen Graphen mit Aldus FreeHand zu zeichnen. Ca. 2002 wollte er nun eine alte Zeichnung erneut benutzen. Dummerweise hieß das Programm mittlerweile Macromedia FreeHand und war ab Version 9 nicht mehr fähig die alten Version 3 & 4 Dateien zu öffnen.

Gutes Beispiel, das zeigt wie wichtig auch die Wahl der Dateiformate ist. Das ist ja gerade bei CAD Programmen ein Problem. Also möglichst alles in Dateiformaten abspeichern deren definition frei zugänglich ist. Dann ist die Chance auch größer, dass man die Dateien in Zukunft noch nutzen kann.

Für Bilder wären das z.B. Tiff und TGA bei Vektoren sind wohl PDF und PS relativ sicher. Bei CAD wird es schon schwieriger, bis auf DXF fällt mir da nix ein. 3D Daten kann man ganz gut als OBJ oder 3DS abspeicher wobei 3DS nur Dreiecke und keine UV Maps unterstützt. MAX und C4D sind leider völlig geschlossene Formate die sonst niemand lesen kann.

Florian

Florian 22.02.2007 13:55

Zum Thema CD und Haltbarkeit wir hier (http://www.heise.de/newsticker/meldung/85686) das Problem der Zersetzung beschrieben:


Zitat:

Das Deutsche Musikarchiv fürchtet um seinen CD-Bestand. Der viel gepriesene Tonträger zerfällt langsam, aber sicher. Die Versprechungen der Industrie Anfang der 80er-Jahre, mit der CD ein Speichermedium für die Ewigkeit gefunden zu haben, entpuppten sich als Ente. "Selbst bei perfekten Lagerbedingungen kann man den langsamen Zersetzungsprozess einer CD nicht aufhalten", klagt der Leiter des Archivs, Ingo Kolasa.
[...]
Noch kurzlebiger sind selbst gebrannte CDs, wie sie in Privathaushalten zu Hunderttausenden im Einsatz sind, um Fotoalben, Musik oder Videos zu sichern. Laut Hemmje können diese unter Umständen schon nach einem Jahr nicht mehr lesbar sein. Der Dozent empfiehlt deshalb, die Daten auf externe Festplatten zu speichern.

Flo 22.02.2007 14:05

Zitat:

Originally posted by Florian
Zum Thema CD und Haltbarkeit wir hier (http://www.heise.de/newsticker/meldung/85686) das Problem der Zersetzung beschrieben:
Egal welches Medium man nutzt: eine Regelmäßige Kontrolle der Medien ist unabdingbar.

Florian

Tom 24.02.2007 13:44

Es lohnt sich, die Rohlinge genau auszusuchen. Die Verbatim-Super-Azo-CD-Rs gelten z.B. als archivfähig. Die angegebenen 100 Jahre muss man nicht glauben; aber 10 könnten schon stimmen und wären schon verdammt gut. Und die Brenngeschwindigkeit muss passen. Die Brennschicht der aktuellsten Rohlinge ist schon wieder so auf Schnell-Brennen optimiert, dass Super-Langsam-Brennen gar nicht das Beste sein muss. Wahrscheinlich liegt man mit einer mittleren Brenngeschwindigkeit von 16-32 bei einem 48- oder 52-fach-Rohling nicht schlecht.


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