Besondere Leitungen nach HOAI: Fixe Jour/Berichtsverfassung
 

Meines Wissens sind die Architektenleistungen
- wöchentliche Fixe-Jour-Termine
- Protokollierung dieser Termin und Versand an alle Teilnehmer
keine Grundleistungen nach HOAI (Fassung 2009) § 34 Gebäude und können somit als besondere Leistungen abgerechnet werden. Korrekt?

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Beim zweiten Punkt würde ich Dir zustimmen, das wäre typischerweise auch eine Aufgabe für den Projektsteuerer nach AHO. Da er zusätzlich Geld dafür bekommt, kann das beim Architekten m.E. nicht automatisch enthalten sein.

Bei den Fixe-Jour-Terminen bin ich mir nicht so sicher.

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Ich denke hier kommt es einfach darauf an, was im Vertrag steht.

s auch: Baubesprechungsprotokoll - HOAI.de - Forum

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Danke für den Link.

Es ist ein gewöhnlicher Architektenvertrag LPH. 1-9 ohne besondere Leistungen, die dort festgehalten werden. Es gibt einen Projektsteuerer.
Natürlich führt der Bauleiter auf Architektenseite ein Baustellentagebuch und hält eigene Notizen fest, aber er ist doch nicht die Sekretärin vom Bauherrn oder Projektsteuerer. Protokolle zu Fix-Jour-Termine mit anderen Beteiligten und Fachplanern sind keine Grundleistung. Ist es der wöchentliche Fix-Termin?

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mal abgesehen von der Vergütung: Ich finds zwar auch lästig, aber meistens lohnt es sich doch irgendwie, das Protokoll selbst zu führen. Man hat damit ja doch ein ziemlich scharfes Schwert in der Hand.

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Sehe ich auch so. Wir machen das ja auch in der Regel aber es muß ja nicht alles kostenlos sein.
Der Architekt ist sowieso irgendwie immer Mädchen für alles und wird gerne auch für nicht beauftragte Leistungen beansprucht/mißbraucht. Ich versuche das zukünftig etwas cleverer zu gestalten, denn man nimmt mitunter auch unnötige Haftungsrisiken auf sich. Haustechniker oder Statiker sind da schon schlauer als wir.

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Ich meine, die Teilnahme am Jour Fixe und die Protokollführung (wenn es keinen Projektsteuerer gibt) gehören durchaus zur allgemeinen Koordinationspflicht des Architekten. Ich habe noch nie gehört, dass sich jemand dafür separat entlohnen lässt.

Das mit dem "scharfen Schwert" ist so eine Sache. Wenn die beteiligten Parteien ihre Korrektur- und Ergänzungsrechte ernst nehmen, werden die Protokolle über zwei Wochen in 5 Editionen rundgeschickt, bis in der finalen Version besonders kritische Passagen wörtlich von den Partnern übernommen sind. Und dann ist das Protokoll-Führen eine sehr arbeitsaufwendige, undankbare Rolle, die man allzu gern einem anderen überlassen würde.

Aber wie gesagt, dem Architekt fällt dieser Job als Teil und Instrument seiner Koordinationsleistung m. E. normalerweise zu Recht zu.

T.

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Ich sehe hier den Projektsteuerer als Protokollführer in der Pflicht.
Der Architekt ist m.E. nicht die Tipse der anderen lt. Grundleistungen HOAI.
Nehmen wir doch zum Vergleich die Haustechniker mit ähnlichen Leistungsphasen: Pro Gewerk schneiden Sie in der Regel deutlich besser beim Honorar ab, als der Architekt. Häufig bekommen Sie für 4 Gewerke zu planen/koordinieren ca. 40% des vergleichbaren Architektenhonorars. Der Architekt hat allerdings häufig 14-15 eigene Gewerke zu planen/koordinieren und die Haustechnik noch mitzuverarbeiten.
Oben drauf soll er dann auch noch für diese Fachplaner die Protokollführung und Bauzeitenplanung mit übernehmen. Kann so nicht Teil der Grundleistung sein.

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Aber wie gesagt, dem Architekt fällt dieser Job als Teil und Instrument seiner Koordinationsleistung m. E. normalerweise zu Recht zu.

... mit der koordination wird einem einfach alles untergejubelt, oder?

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Der Architekt ist halt nicht ein Planungsbeteiligter unter vielen, sondern der, der alles überblickt und sinnvoll zusammenführt. Für LPH 2-5 definiert die HOAI die Integration und Koordination der Fachplaner-Beiträge explizit als Grundleistung. Dazu gehört sogar, dass er die TGA & Co. in seine Terminrahmenplanung mit integriert.

Wie bewerkstelligt er seine Koordinationsaufgabe? Durch Meetings/Jour Fixe und Protokolle, in denen die wichtigsten Festlegungen zu planerischen Sachentscheidungen, Terminen, Schnittstellen, etc. festgehalten sind. Das ist ein notwendiges Mittel, um die von ihm geforderte Grundleistung zu erbringen. Selbst wenn ein Projektsteuerer im Boot ist, gibt der sich mit Planungsfragen im Detail ja nicht ab. Als Bauherrenvertreter hat er eine Kontrollfunktion, aber er macht nicht den Job auf erster Ebene.

Also mir fällt außer dem A. niemand ein, von dem man die Protokollführung verlangen sollte. Ich kenne es auch nicht anders. Die Aufgabe wird ja gern einem Junior-Mitarbeiter übertragen, der dabei noch was lernen kann. Dass man als Chef nicht gern Stunden mit Protokoll-Bürokratie verbringt, sehe ich ein. In dem Zusammenhang hat sich in den Büros ja auch noch ein Relikt aus vor-digitalen Zeiten erhalten: Das Diktieren von Protokollen, die man von erfahrenen Sekretariatskräften dann abtippen und versenden lässt.

T.

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Ich sehe ja vollkommen ein, dass der Architekt den Beteiligten schriftlich mitteilen muss, was er sich vorstellt und wie es zu laufen hat.
Da bin ich ganz bei Dir.
Ob das allerdings in Protokollform zu geschehen hat oder in einzelnen Mails/Faxen in freier Form sei mal dahin gestellt.
Die Frage bleibt, ob Protokollführung von regelmäßigen Besprechungsterminen mit Weiterleitung an alle Beteiligten, also auch Bauherr, Grundleistung des Architekten nach HOAI (2009) ist.
Das würde ich nach wie vor verneinen. Zumindest steht es dort nicht als Grundleistung.
Wenn der Bauherr diese anfordert, sind sie aus m.E. als besondere Leistung zu vergüten.

Ebenfalls steht in der HOAI nicht, dass wöchentliche Fixe-Jour-Termine zur korrekten Erfüllung der Architektenleistung oder voller Abrechnung der LPH. 8 erforderlich wären.
Die HOAI ist ohnehin nur ein Preisverzeichnis und kein Forderungskatalog an den Architekten.

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Vielleicht steht es deswegen nicht dort, weil man selbstverständlich davon
ausgeht, dass das eingeschlossen ist. Ich neige auch dazu das als
Grundleistung zu sehen, habe zumindest bis zur Eröffnung dieses Themas
nichts anderes gedacht.
Jour Fixe ist ja nur ein neudeutsches Wort für die wöchentliche
Baubesprechung und die gab`s, zumindest so lange ich dabei bin, schon immer
Allerdings schreibt Frank Hempel in dem verlinkten Beitrag
und er sollte es ja eigentlich wissen.
Also am Besten für die Zukunft: vorher vereinbaren
Interressantes Thema aber!

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Hintergrund der ganzen Frage hier:
Es geht um einen extrem kleinlichen Auftraggeber, der jede Chance nutzt auch dem Architekten das Honorar zu kürzen. Deshalb fange ich auch an kleinlich zu werden. Ich habe die Leistung Protokollierung/Jour-Fixe auch noch nie zuvor in Rechnung gestellt, aber nach bisherigen Recherchen ist das durchaus als besondere Leistung möglich.

Hier ist es dann so beim Architekten, wie bei jedem Bauunternehmen: Steht es nicht im LV (Grundleistung der HOAI), ist es ein Nachtrag (besondere Leistung). Wurde der Nachtrag beauftragt, bevor ein Angebot dafür vorlag, muss das Ganze auf Basis nachvollziehbarer Stundenlöhne/Kostensätze abgerechnet werden.

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Heißt das, er will Dir das Honorar kürzen, weil es keine Jours Fixes gegeben hat? So herum wird er damit nicht bestehen, wenn Du Deine Koordinationspflicht im Ergebnis erfüllt hast. Das ist ein Fall für die Schlichtungsstelle/Rechtsberatung der Kammer oder einen unabhängigen Anwalt.

Das Fazit, das Du zur Frage ziehst, ob das eine Grundleistung sei, kann ich nach dem hier in diversen Beiträgen Gesagten nicht nachvollziehen. Die HOAI schreibt Dir auch nicht vor, das Telefon abzunehmen - wie Du Deine Aufgabe erledigst, ist Dir überlassen. Baufragen, die mehrere Parteien betreffen (Regel), lassen sich nun mal am besten am Tisch besprechen. Dass man darüber ein Protokoll verfasst, ist selbstverständlich.

Dass man bei der Verantwortung für die Protokollführung verschiedene Typen von Besprechungen unterscheiden muss, ist jedem hier klar: Es gibt Bauherren-Jour-Fixe (BH, Projektsteuerer, Architekt), die leitet u. protokolliert der PS. Planungs-Jour-Fixe leitet und protokolliert der A. Fachabstimmungen mit Behörden, der Feuerwehr oder z.B. Energieversorgern, an denen weder der A. noch der BH oder PS teilnimmt, protokollieren die Fachplaner selbst (TGA, Statiker, Brandschützer).

Es ist kein Zufall, dass man zu der Frage keine Rechtsprechung findet, schon gar keine kontroverse - weil die Sache klar ist.

T.

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Hallo Tom,

danke für Dein ausführliches Statement. Wie ich schon vorher schrieb, bin ich bei einigen Punkten bei Dir. Vielleicht habe ich es auch nicht deutlich genug klargestellt: Es geht um die Bauherren-Jour-Fixe, die wir auch noch protokollieren, obwohl der Bauherr selbst ausdrücklich den Part Projektsteuerung übernimmt.

Wie aus Deinem Beitrag und teilweise den anderen hervorgeht, ist das eine besondere Leistung des Architekten, da es normalerweise dem Projektsteuerer obliegt. Insofern wurde meine Frage ja beantwortet.

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eigentlich schweife ich jetzt etwas vom Grundthema dieses Threads ab.
Aber das Thema "Joure Fixe" gibt soviel mehr "Zündstoff" her.

Meinerseits sind diese Joure Fixe Termine für die ausführenden Firmen mindestens die Masern, wenn nicht gar die Pest.
Hier wird auf allen Seiten der Baubeteiligten sowas von Zeit vertan, die ist in den wenigsten Fällen in irgendeiner Kalkulation mit abgebildet. Reine Geldverbrennung!
Ich nehm immer mehr war, dass hier eine Protokoll- und Aktenflut erzeugt wird, unter der die wirklich relevanten Sachverhalten zugemüllt werden.
So trudeln z.B. bei uns jede Woche mehrere emails mit Joure-Fixe-Protokollen ein von Bauvorhaben, bei denen wir bereits unsere Leistung abgeschlossen haben oder noch nicht begonnen haben, weil der Baufortschritt noch nicht soweit ist. Aber die Bauleitung sieht sich damit rechtlich abgesichert, als dass sie alle relevanten Festlegungen und Abstimmungen ja veröffentlicht hat.

Wir hatten es als Highlight sogar schon mal, dass wir acht Wochen lang als ausführende Firma an der Protokollflut beteiligt waren, weil wir den Architekten beraten hatten, anschließend aber der Auftrag in einer niedrigen fünfstelligen Summe an einen Mitbewerber ging wegen einer Differenz von etwa 200 Euro. Ich bin seinerzeit sogar schon zum Aufmaß ausgeritten und habe Fertigungspläne erstellt, weil ich durch das Joure-Fixe-Protokoll dazu aufgefordert worden bin.
Außer einer etwas dümmlichen Entschuldigung der Bauleitung habe ich allerdings keine Vergütung dafür bekommen. :o
Soviel demnach zu der rechtlichen Verbindlichkeit der Joure-Fixe-Protokolle.
Hmm, ein weites Feld für sicher sehr interessante Beiträge.
Wäre ein eigener Thread angebracht?

Gruß

Martin

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Danke für Eure Beiträge. Die eigentliche Diskussion liegt ja bereits einige Wochen zurück, aber ich bin immernoch an dem Thema dran.


Ich möchte die Frage nochmal von einer anderen Seite beleuchten:

Wieviele Bauherrenbesprechungstermine sind dem Architekten zumutbar?

Es geht darum, dass sich der Bauherr vor und während der Bauhase für viele Dinge entscheiden muss, die dann der Architekt und andere für ihn umsetzen. Auch hat der Bauherr während der Planungs- und Bauphase sicherlich das Recht über den Stand der Arbeiten informiert zu werden.
Ob das per Mail, Telefon, Brief oder persönlich passiert, ist meines Wissens nirgends geregelt, macht aber für den Architekten u.U. große Unterschiede bei der Kalkulation seiner Leistungen.

Nehmen wir ein Projekt, welches mit Planung und Ausführung bis Fertigstellung ingesamt über 2 Jahre läuft. Der Architekt betreut alle Leistungsphasen.
Wie oft hat der Bauherr in dieser Zeit den Anspruch mit dem Architekten zu sprechen oder über die Sache informiert zu werden?


Extrembeispiel 1: Bauherr teilt in erstem Gespräch seine Wünsche mit und segnet beim zweiten Termin 4 Wochen später den Entwurf ab, 3 Wochen später kommt er den Bauantrag unterschreiben. Dann werden noch letzte Details abgestimmt und der Bauherr läßt sich alle 2 Wochen über den Fortgang der Arbeiten per Mail informieren und kommt alle 2 Monate zur Baustelle, weil er ansonsten im Ausland ist.
Macht ca. 10 physische Bauherrentermine und ca. 40 Kurzprotokolle an den Bauherrn in 2 Jahren.

Geschätzter Zeitaufwand Architekt ca. 10 x 3h + 40 x 0,5 h = 50 h


Extrembeispiel 2: Der Bauherr wünscht sich von Beginn an einen wöchentlichen Jour-Fix bis zur Fertigstellung mit Protokollierung durch den Architekten.
Macht ca. 100 physische Bauherrentermine und ca. 100 ausführliche Protokolle an den Bauherrn in 2 Jahren.
Geschätzter Zeitaufwand Architekt ca. 100 x 2h + 100 x 0,75 h = 275 h
+ vermutlich ständige Änderungen


Das übliche Pensum liegt wohl irgendwo dazwischen, aber ernsthaft: Das kann doch nicht Beides gleich viel kosten obwohl der Architekt im Beispiel 2 den 5-6 fachen Aufwand hat?

Wöchentliche Bauherrentermine und deren Protokollierung ist sicherlich keine Grundleistung nach HOAI und kann/muss separat gezahlt werden.

Wer definiert den ansonsten die Grenze, wenn der Bauherr aus Langeweile den Wunsch hat, den Architekten täglich zu sehen???

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In meiner Praxis war während der Planungsphase die Bauherrenbesprechung meist in 14tägigem Rhythmus alternierend mit der Fachplanerbesprechung auch 14täglich. So hat man auch mal Zeit am Projekt zu arbeiten und muss nicht nur Protokolle schreiben:)

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Ich bin durchaus aufgeschlossen für häufige Besprechungen, aber sie müssen kalkulierbar sein und auch bezahlt werden, wenn sie ein notwendiges Maß überschreiten.

Wenn der Bauherr bereit ist pro Besprechungstermin und anschl. Protokollierung mind. 65,00 Euro/Stunde netto pro Mitarbeiter + Nebenkosten und MwSt. zu bezahlen, dann können wir uns gerne auch zweimal die Woche sehen.

In meinen Grundleistungen sehe ich physische Bauherrentermine und deren kurze Protokollierung während Planung und Bauphase nur alle 2-4 Wochen je nach Projekt und Fortschritt der Maßnahme als erforderlich an und ansonsten natürlich fallweiser Austausch per Mail, Telefon, Post etc..

Wenn jemand eine kürze Taktung der Termine braucht, dann soll er sie auch zusätzlich bezahlen.

Wenn ich mit meinem Wagen außerhalb erforderlicher Inspektionstermine in die Werkstatt fahre und mein Fahrzeug durchchecken lasse zahle ich auch, trotz Wartungspauschale.

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Das ist der Rhythmus, den ich auch als Regel bei mittleren und größeren Projekten kenne. Ob man da nun zwischendurch selbst zum Arbeiten am Projekt kommt, lasse ich mal dahingestellt. Aber man kann sein Team instruieren und die nächsten Jour Fixe vorbereiten ...

Fakt ist, dass die Protokolle oft sehr kurzfristig eintrudeln und dass manches Mal auch was Falsches drinsteht. Und dass das Ganze sich so auswachsen kann, dass man nur noch Protokollpunkte abhechelt, ohne dass die wichtigen Fragen einer vernünftigen Lösung zugeführt werden. Es gibt ja Projektsteuerer, die einen Punkt auch dann noch nicht als erledigt akzeptieren, wenn er 5x erledigt ist, nur um ein paar Flämmchen am Köcheln zu halten.

T.

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Sehr, sehr, sehr viele. Bei größeren Projekten ist das Budget dafür auch definitiv da. Da sitzen mindestens alle 2 Wochen der Chef, Projektleiter und ggf. noch ein Teammitglied für Sonderthemen mit am Tisch.

Bei kleineren Projekten muss man natürlich die Verhältnisse wahren. Da sind auch objektiv weniger Fragen zu behandeln. Möglich, dass man tatsächlich ganz ohne regelmäßige Termine auskommt. Aber Extra-Vergütung für die Besprechungen und die Protokollführung - das habe ich im Leben noch nicht gehört und erscheint mir reichlich weltfern.

T.

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Eher 5-10 Std. Bespr. + Hin- und Rückflug = 1.500 h. Wieviele Projekte als Chef betreust Du denn gleichzeitig? Es ist doch die vornehmste und wichtigste Aufgabe des Chefs, die zentralen Fragen eines Projekts mit den anderen Entscheidern konzentriert zu besprechen und dabei auch die Kontakte zu pflegen. Dafür darf man in der Woche für seine mutmaßlich 3-5 Projekte ein paar Vormittage aufwenden.

Oder brauchst Du die Zeit, um zu Hause im Büro jemandem zu erklären, wie man eine Abdichtung führt?

T.

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JA, aber was bitte sind die Verhältnisse und wer definiert sie?

Es geht einfach darum, dass es für jede Leistung eine halbwegs sichere Kalkulationsgrundlage geben muss. Kein ausführendes Unternehmen würde sich auf so etwas wages einlassen. Weltfern ist es nur für die, die es nicht kalkulieren + finanzieren müssen.

Dann habe ich sogar stark untertrieben.
Aber wir haben keine 3 Buchstaben als Firmennamen, sitzen nicht in Basel oder Shanghai und arbeiten vornehmlich im Radius von 50 km um unseren einzigen Standort in Deutschland. Das geht ohne Flieger.

Ca. 12 Projekte betreue ich gleichzeitig als Chef. Diese befinden sich in ganz unterschiedlichen Bearbeitungszuständen. Natürlich mache ich das nicht alleine. Ich muss auch nicht zu Jedem Fix-Jour, aber doch alle 2-3 Wochen dabei sein. 5 eigene Projekte bearbeite ich selbst und ca. 7 andere, die durch 2 weitere ProjektleiterInnen bearbeitet werden. Diese wiederum greifen auf das weitere Personal: Zeichner, Sekretärin etc. zu. Brauche ich sicher nicht zu erklären.
Wir pflegen unsere Kontakte sehr intensiv und stehen dem Bauherrn bzw. deren Vertretern häufig und zeitnah per Mail, Telefon und auch persönlich zur Verfügung.
Die Frage bleibt die Gleiche:

Was ist eine Grundleistung und was nicht mehr?

Man muss es kalkulieren bzw. abgrenzen können.


Diese Zeiten haben nichts mit meiner Frage zu tun.

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Nach wie vor befindet sich die Klärung der o.g. Frage in rechtlicher Bearbeitung, aber ich kann soviel schon sicher sagen, dass Protokollieren von Bauherrenbesprechungen mit Versand und Korrektur an fachlich Beteiligte ist keine Grundleistung, die die HOAI innerhalb des üblichen Honorars vorsieht.