AW: Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

naja, wenns anfängt zu brennen, ist das mit dem Papier auch nicht so doll
Außerdem lässt sich Papier nicht indexieren, das ist bei digitalen Daten sehr komfortabel.

Das eigentliche, derzeit noch nicht gelöste Problem ist der Zugang auf die
Dokumente von unterwegs...

Brand- und Wasserschäden sind für Datenträger auch nicht auszuschließen. Hinzukommt noch die Inkompatibilität oder das Versagen des Speichermediums oder Lesegerätes. Außerdem sind Brand und Wasser höhere Gewalt bzw. eine Versicherungssache. Man hat ordentlich archiviert, alles andere ist dann Pech. Das Rumschleppen und die Lagerkapazität sind die Hauptprobleme beim Papierarchiv.

Es ging ja eigentlich nur ums Archivieren und nicht um den Zugriff auf aktuelle Projekte. Wir schaffen nur Projekte ins Archiv, auf welche wir länger nicht mehr zugreifen mussten. Ansonsten kommen wir an alle Projekte, auch die alten bzw. archivierten, mit Suchfunktionen über den Server relativ komfortabel ran.

Dem Kunden muss man die archivierten Dinge übrigens vor der Entsorgung nach 10 Jahren nochmals anbieten. Er kann sie dann abholen kommen.

Je nach Bürogröße, sollte es einen zweiten Standort für die Datenspeicherung geben, so dass bei Einbruch, Feuer oder Wasser eben nicht alle Daten weg sind.

Das ist übrigens ein klarer Vorteil der digitalen Datenarchivierung: Eine Kopie lässt sich mit geringem aufwand erstellen.

In einem kleineren Büro lässt sich dies theoretisch auch so lösen, dass der Chef mind. wöchentlich ein Blackup mit nach Hause nimmt. Alternativ gibt es auch Cloud Lösungen für das Backup einer gesamten Bürostruktur.

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Florian Illenberger

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Das wird natürlich mit dem Backup so gehandthabt.
Nennt mich altmodisch, aber gerade Cloud-Lösungen bringen einen in enorme Abhängigkeiten und die Sicherheit liegt nicht mehr in den eigenen Händen, häufig nichtmal im gleichen Land.

Wenn mir mein Papierarchiv aufweicht oder wegbrennt, dann ist mir das relativ egal, denn das Ganze ist versichert und die wirklich wichtigen Sachen, die ich wiederverwenden möchte oder bei künftigen Projekten benötige, habe ich natürlich zusätzlich mehrfach digital gesichert.
Ich komme mit meinem Papierarchiv lediglich meinen Aufbewahrungspflichten gegenüber dem Kunden nach. Für mich selbst brauche ich die dort gelagerten Unterlagen nicht mehr.
Ich umgehe damit aber das Problem, dass ich wirklich jedes Schriftstück in meinem Büro digitalisieren und für 10 Jahre bestimmte Daten sichern muss, denn das hat für mich keinen Nährwert.

Wenn es bei euch so ist, dass es tatsächlich noch Schriftstücke gibt, die auf Papier eingehen - bitte.
In meinen letzten Bauvorhaben ging alles nur noch digital. Ich habe sogar die Planprüfung nur noch digital durchgeführt und zu diesem Zweck kürzlich sogar einen dynamischen Acrobat Prüfstempel programmiert.

Auf Papier und im Ordner landen eigentlich nur noch Verträge und abgeschlossene Leistungsphasen - z.B. LPH 4, die Architektenkopie....

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Florian Illenberger

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Was nützt mir, wenn mein Archiv versichert ist, wenn es weg ist? Das bringt mir die Daten nicht mehr zurück und erzeugt jede Menge Ärger. Außerdem habe ich seit über 30 Jahren mit EDV zu tun. Alle professionell verwendeten Formate mit denen ich damals zu tun hatte sind bis heute vorhanden und nichts deutet darauf hin, dass es diese in 20 Jahren nicht mehr gibt oder nicht mehr gelesen werden könnten. Sämtliche Festplatten Anschlüsse gibt es auch heute noch, wenn auch teils nur als zusätzliche Steckkarten. Es wird viel Panik gemacht, wo es nicht zwingend sein muss.

Ich halte es so, dass alles was digital ist bleibt digital, alles was Papier ist, bleibt Papier und wird zusätzlich digitalisiert. Ich archiviere auf mehreren Festplatten mit unterschiedlichem Aufbewahrungsort, nicht die billigsten, sondern solche, die erfahrungsgemäß eine niedrigere Ausfallrate haben. Und die Festplatten sind auch gecryptet (keine Behörde in Europa dürfte die Rechenkapazität haben diese in vernünftiger Zeit zu knacken, behaupte ich mal so salop). Wenn was gestohlen wird, kann man damit nichts anfangen.


Ich habe mal in einem größeren Büro gearbeitet, da hat man ältere Computer aufbewahrt, um auf ältere Daten zugreifen zu können, wenn es nötig sein sollte.

Die alten PCs habe ich tatsächlich auch noch seit 1995. Die sind ohnehin nichts mehr wert und Festplatten wirklich so leerzumachen und zu überschreiben, dass keiner mehr diie Daten rekonstruieren kann ist gar nicht so einfach.

Wie gesagt, Daten die ich zukünftig brauche werden auch von alten Projekten digital gesichert und auffindbar aufbewahrt. Den Aufwand jedes Zettelchen zu digitalisieren mache ich mir allerdings nicht.
Ich habe in Büros gearbeitet, die seit Anfang der 1970er Jahre existieren und alles bis heute im Archiv haben. Es wurde niemals mehr darauf zugegegriffen.