AW: Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

...aber irgendwann musst Du die doch mal archivieren, oder?!
Die outlook.pst nimmt ja sonst gigantische Ausmaße an.
@bimfood, mit einer verschlagwortenden Bürosoftware ist das natürlich
einfacher, im Prinzip braucht man nur noch einen einzigen Projektordner, der
Rest erfolgt über Filtersuche, also z.B. zeige alle ausgehenden E-Mails an Fa. XY
im Juli von Projekt AB usw.
Da die Mails auf dem Server (z.B. NAS) abgelegt werden, ist das lokale Outlook
im Idealfall leer.
Man schreibt auch gar nicht mehr in Outlook, sondern in der Bürosoftware und
versendet dann nur über den Mailclient.
Das macht eigentlich jede einfache Handwerkersoftware so. Warum sich das bei
den Architekten nicht durchsetzt, das weiß ich auch nicht.

Ich kann den ganzen Projektordner im E-Mail Client exportieren, in allen möglichen Formaten, als einzelne Mails in allen möglichen Formaten bis hin zu PDF, oder als eigene Datei, die das Mailprogram wieder einlesen kann, als sei nix gewesen. Diese kann ich dann mit dem Projektordner archivieren. Geht das in Outlook nicht?

Einen Vorteil von irgend welchen Programmen direkt E-Mails zu versenden sehe ich keinen. Ob ich in Icedove oder irgend einem Programm die E-Mail eintippe, ist doch egal. Im E-Mail-Client habe ich alle Funktionalitäten die ich brauche, um Mails zu forwarden, Dateien einzubinden oder zu verschlüsseln oder sonst was es so gibt. Im Gegenteil. Durch solche Funktionalitäten bläht man andere Programme immer mehr auf und jeder hat seine eigene Oberfläche wo man sich erst mal zurecht finden muss. All in one Lösungen finde ich nicht gut. In Zeiten preemptiver multitasking Betriebssysteme sollte das kein Problem sein mehrere Programme offen zu lassen und bei Bedarf hervor zu holen.

Hallo nochmal. Ich hab in Outlook mal rumprobiert, und die Funktion "in pdf konvertieren" gefunden. Dabei wird aus der mail ein pdf erzeugt, in dem die Anhänge eingebettet sind. Sie lassen sich also als originaldatei jeweils öffnen. Auch die Mailadressen funktionieren. Hat da schon jemand Erfahrungen?eignet sich das als Archivierungswerkzeug?

Das musst Du selbst entscheiden, welches Format Du als Archivierung bevorzugst. Wenn Du ein Archivierungstool hast, dass auch im PDF nach Text suchen kann, dann mag es für dich OK sein. Andere bevorzugen plain Text (die Anhänge sind ja laut MIME Standard Base64 codiert und können jeder Zeit mit einem geeigneten Programm aus der Textdatei extrahiert werden) oder andere Formate.
Kann Outlook auch Unterverzeichnisse anlegen, wo man projektbezogen alle E-Mails dort ablegen kann?

Ich archiviere sie als txt Dateien ab und packe dann alle aus dem Projekt in eine Datei. Mit dem Dateimanager kann ich gepackte Dateien behandeln als wäre es ein Verzeichnis und kann dann dort nach Text suchen. PDF hat hingegen ein einheitliches Erscheinungsbild zum ausdrucken. Dafür ist im plain text jede Information des Headers drin, was bei Streitigkeiten wichtig sein kann (nachverfolgen woher die mail kam usw).

Hallo zusammen,

vielen Dank für die zahlreichen Antworten.

Gibt es denn auch Erfahrungen mit Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Bauleitugen, sprich muss jede Mail ausgedruckt werden.

Ein öbuv Sachverständiger muss z.B. gemäß Sachverständigenordnung Westfalen Nord vom 21.06.2012, §13 (2) dazu verpflichtet die sonstigen schriftlichen Unterlagen ... mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

Gibt es ähnliche Vorschriften für Bauleiter?
Gruß
--
Blumenschein

Generell muss alles, was als Beweismaterial verwendet werden kann mind. 10 Jahre aufbewahrt werden.

Die Archivierung kann auch digital erfolgen, dabei sollte aber darauf geachet werden, dass die Dateien so gespeichert werden, dass sie im Zweifel in 10 Jahren noch geöffnet werden können.
D.h. die CD / DVD ist das denkbar schlechteteste Medium.
Proprietäre Dateiformate irgendwelcher Spezialanwendungen könnten in 10 Jahren auch nicht mehr eigelesen werden, da ggf. die Software nicht mehr verwendet wird oder mit mit Windows 20 / MacOS X 10.21 vielleicht auch nicht mehr läuft...

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Florian Illenberger

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Also wir archivieren nach wie vor alles ausgedruckt und in Papierform (außer Fotos und CAD-Dateien). Natürlich zusätzlich wir alles digitale entsprechend gesichert, aber es ist bei uns nicht alles digital vorhanden. Egal, wie gut die heutigen Möglichkeiten für das papierlose Büro geworden sind und wie perfekt die Lösungen diverser Softwareanbieter mittlerweile sind, es kostet definitiv mehr Zeit ein solches System lückenlos zu pflegen und ist mit größeren Informationsverlustrisiken verbunden, als der klassische Ordner im Regal.
Es entstehen natürlich Unmengen von Kisten voll mit Ordner, die ihren Platz benötigen und auch der Umweltschutz, sprich Papier sparen, ist ein Argument, aber Vieles wurde während der Projektbearbeitung ohnehin ausgedruckt und dann wieder weggeworfen. Wir archivieren es, wenn es Sinn macht.
Ich glaube, dass Speichermedien und Dateiformate relativ schnell überholt sind, aber das Papier auch in einigen Jahrzehnten noch seine Bedeutung hat.