[Mandy]

Hey Leute.
Ich weiß die Frage wurde schon gestellt, aber das ist ja schließlich schon 2 Jahre her und die Antworten haben mir nicht groß weitergeholfen... Also frage ich einfach das gleiche nochmal.
Und zwar will mein Chef in unserem Architekturbüro ein neues Dokumentenmanagement-System einführen, benutzen bisher Fabasoft eGov-Suite... Könnt ihr mir vielleicht ein paar Tips geben, welche Dokumentenmanagement-Systeme gut sind?
Danke im Voraus und LG.

[Kieler]

das ist ein weites Feld, es kommt darauf an was Ihr vorhabt!
Dokumente digital archivieren und indexieren, dann braucht ihr nur eine
Scansoftware.
Wollt Ihr Euren Schriftverkehr im Netzwerk managen, dann braucht es schon
etwas mehr...

[Mandy]

Ja wir wollen unser Schriftverkehr im Netzwerk managen, sodass jeder Mitarbeiter zugreifen kann und sehen kann was der Kunde möchte bzw. was mit dem Kunden ausgemacht wurde..
Wichtig ist also, dass jeder Zugriff darauf hat, alle Kundendaten darin verbucht sind und man alles schnell findet!

[Kieler]

Du wirst sehen das Thema ist ein Fass ohne Boden!
Soll das ganze datenbankgestützt laufen, oder sollen die Dokumente nach dem
Scannen nur in Ordner verschoben und verschlagwortet werden?
Ich fand damals diese Lösung sehr praktikabel, und beinahe hätten wir die
Software eingeführt, dann wurde es aber doch ein größerer Angang.
Der OM von Krekeler hat auch ein CAD Schnittstelle und die Scanlösung fand ich
beim Testen sehr praktikabel.

[Jörg]

Ich arbeite auch in einem kleinen Architekturbüro und mein Chef hat vor kurzem DocuWare installieren lassen. Wir hatten die Diskussion ob wir uns selbst ein Dokumentenmanagement-System installieren oder ob wir Profis da ran lassen, letzendlich haben wir uns dafür entschieden eine IT-Firma einzustellen. War die beste Lösung, dadurch hatten wir keine Arbeit mit der Installation, wir wurden gut in das Dokumentenmanagement-System eingeführt und wenn Probleme aufkommen, können wir uns immer bei denen melden und die beheben das dann.
Also kann ich dir nur empfehlen eine IT-Firma aufzusuchen, die euch dann diesbezüglich weiterhelfen! War bei uns zumindest die beste Lösung. ;-)

[Kieler]

ist auf jeden Fall sinnvoll, ich habe tonnenweise Zeit damit verbrannt!

[Mandy]

Also ist wohl die beste Lösung sich erstmal über IT-Firmen zu erkundigen und dann erst zu entscheiden welches DMS wir verwenden wollen, bzw. ein DMS aussuchen und die IT-Firma anhand dessen auszuwählen?

[Jörg]

Genau das würde ich dir empfehlen. Erkundige dich darüber, welche IT-Firmen es in deiner Umgebung gibt. Es ist sinnvoller, wenn die IT-Firmen ihren Sitz nicht zu weit weg von deinem haben. Falls Probleme auftauchen sollten, sind die Zeitnah zur Stelle und können die Probleme beheben. Ich würde also empfehlen: Sucht euch IT-Firmen in eurer Umgebung raus, schaut euch intensiv die Website dieser Firmen an, achtet auf die Referenzen, in eurer Branche und auch in den anderen (möglich ist auch euch bei den anderen Firmen darüber zu erkundigen, welche Erfahrungen die mit der Firma und dem DMS gemacht haben). Wenn ihr dann diese Firma für seriös haltet, macht einen Termin aus, damit der Vertriebler euch etwas über die Philosophie des Unternehmens erzählen kann und über das DMS etc.
Ich hoffe, dass ihr eine passende IT-Firma findet. Viel Glück ;-)

[Mandy]

Okay Super. Vielen Dank euch allen für die hilfreichen Tips!
Wir werden uns dann mal über die ganzen IT-Firmen hier erkundigen!

[Kieler]

vielen Dank für dieses informative Selbstgespräch!

[Florian]

Zitat von Kieler

vielen Dank für dieses informative Selbstgespräch!

Gemeint sind Mandy und Jörg (der natürlich auch eine Linkempfehlung hatte) die komischerweise die gleiche IP haben...

Für wie blöd hält man uns hier eigentlich???