AW: Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

Hallo zusammen, hier ein kleiner Hilferuf zu dem Thema:

bei uns wird gerade eine neuen Ordnerstrutktur eingeführt, und im Zusammenhang damit die Ablagesystematik überarbeitet. DA es keinen Mailserver gibt (Die Mails landen auf dem jeweiligen Rechner der Mitarbeiter,ist folgendes geplant :

1. Alle Mails werden abgelegt (soweit OK)

2. für jede Mail soll im jeweiligen Schriftverkehrordner (Bauherr; Fachplaner etc...) ein neuer Ordner mit der Bezeichung:
XXXX-XX-XX_Projektkürzel_Betreff der Mail
angelegt werden.

3.Darin wird dann die Mail als eml / Outlook Element mit der Bezeichung:
XXXX-XX-XX_Projektkürzel_Betreff der Mail
abgelegt, etwaige Anhänge werden ebenfalls separat in dem Ordner abgelegt.

Wenn ich jetzt mal hochrechne, das ich pro Mail dafür ca. 2 Minuten benötige wird mit bei einem mittleren Mailaufkommen von ca. 60-70 Mails pro tag (gesendet + empfangen bei mehreren Projekten ) schlecht, wenn ich drüber nachdenke, da ich eigentlich nicht die Zeit habe, 2 von 8 Stunden am Tag Emails abzulegen.

Mal ganz abgesehen davon, das die Ablage dann pro Tag ca. 150-200€ kostet (kalkuliert man die Stunden intern mal mit 75€/h)

...Ausserdem hab ich es grade mal testweise gemacht und festgestellt, dass ich einen Großteil der Mails umbenennen müsste, da der Betreff zu viele Zeichen hat und im explorer nicht mehr in einen Ordner verschoben werden können.


Wie macht ihr das, oder gibt es irgendwelche tools die das für einen erledigen?


leicht verzweifelte bis panische grüße

Michael

Ich archiviere meine E-Mails immer unter dem Unterordner Schriftverkehr

00000_Kürzel_Bezeichnung
--Schriftverkehr
----Eingang
--------2015-10-19_E-Mail_KurzerText
--------E-Mail Datei (per Drag and Drop)
--------E-Mail Test als pdf (per PDF24Creator - da ich sie gleich rein zieh, nenne ich sie nicht um - so kann ich sie ohne Outlook lesen)
--------ggf. Anhänge (pdf, dwg, ...)

genauso bei Ausgang

Ich mache das immer gleich wenn ich die E-Mail lese.
Pro Tag sind das bei mir 10 - 30 Mails

Gruß
Thomas

Bezüglich Mails habe ich einen Filter für jedes Projekt gemacht und jedes Projekt hat seinen Mailordner im E-Mail Client und die Mails werden nach dem Empfang automatisch in die Ordner geschoben. Mit den Beteiligten wird ein vorangehender Betreff für den Mailverkehr vereinbart. Wenn der vereinbarte vorangehender Betreff nicht eingehalten wird, dann verschiebt man per Hand (ist nur ein Mausklick). Die Ordner können dann jeder Zeit in ein Archiv verschoben werden. Selbstredend ist, dass der Rechner mit den E-Mailordnern regelmäßig gesichert wird. Der E-Mailverkehr bleibt somit im Rechner in der Ordnerstruktur des E-Mail Clients und wenn das Projekt beendet ist, wird es zusammen mit den anderen Projektdaten archiviert. Die Abfolge der Mails wird anhand des Datums ersichtlich. Solange die Mails im System bleiben ist deren Abfolge ja sowieso gegeben. Im Prinzip kann man die ja eh im System belassen, denn viel Platz nehmen die E-Mails auch nicht weg. Ein E-Mail Client kann die Mails auch automatisch exportieren. Zur Not macht man sich ein Script dafür. Man kann sich auch ein Scrip machen, um dann auch das Datum in den Dateinamen schreiben zu lassen. Alles kein großes Problem. Ich verwende derzeit Thunderbird, bzw das Debian-Pendant Icedove (alles was netzt geht bei mir über Linux und im Prinzip ist der Linux-Rechner mein Server).

Hätte ich ein größeres Büro, würde ich einen E-Mail Server einrichten, der zentral die E-Mails abholt und den Mitarbeitern zur Verfügung stellt und das Beschriebene dann zentral auf dem Server ablaufen lassen.

Das verschieben mit regeln klappt innerhalb von Outlook, klar. Aber was kann ich machen, wenn die Mails quasi "von Hand" auf dem Server abgelegt werden müssen? (Kein Mailserver vorhanden)

Man kann selbst steuern, ob die Mails in den E-Mail Client importiert oder beim Provider liegen bleiben. Natürlich importiere ich eingehende E-Mails auf den heimischen E-Mail Client. Dann sind sie auf meiner Festplatte. Da müssen keine E-Mails per Hand importiert werden, weil das läuft alles automatisch im Hintergrund ab. Wenn ich unterwegs bin und E-Mails mit dem Tab checke, dann bleiben die auf dem Server vom Provider und kommen dann auf meine Platte, wenn ich den E-Mail Client aufrufe. Wo ist das Problem? Wenn Du fremde E-Mails meinst, die Du als Textdatei von jemanden anders auf Dongel oder CD bekommst, dann landen die eben im Textordner des Projektes. Aber das sind doch absolute Ausnahmen, habe ich noch nie erlebt. Das macht doch kein normaler Mensch. Mails bekommt man über den normalen Weg und wenn jemand eine andere Mail weiter geben will, dann kann man die auch forwarden und dann läuft eh alles wie üblich. Oder wie meinst Du das?

...aber irgendwann musst Du die doch mal archivieren, oder?!
Die outlook.pst nimmt ja sonst gigantische Ausmaße an.
@bimfood, mit einer verschlagwortenden Bürosoftware ist das natürlich
einfacher, im Prinzip braucht man nur noch einen einzigen Projektordner, der
Rest erfolgt über Filtersuche, also z.B. zeige alle ausgehenden E-Mails an Fa. XY
im Juli von Projekt AB usw.
Da die Mails auf dem Server (z.B. NAS) abgelegt werden, ist das lokale Outlook
im Idealfall leer.
Man schreibt auch gar nicht mehr in Outlook, sondern in der Bürosoftware und
versendet dann nur über den Mailclient.
Das macht eigentlich jede einfache Handwerkersoftware so. Warum sich das bei
den Architekten nicht durchsetzt, das weiß ich auch nicht.

Ich kann den ganzen Projektordner im E-Mail Client exportieren, in allen möglichen Formaten, als einzelne Mails in allen möglichen Formaten bis hin zu PDF, oder als eigene Datei, die das Mailprogram wieder einlesen kann, als sei nix gewesen. Diese kann ich dann mit dem Projektordner archivieren. Geht das in Outlook nicht?

Einen Vorteil von irgend welchen Programmen direkt E-Mails zu versenden sehe ich keinen. Ob ich in Icedove oder irgend einem Programm die E-Mail eintippe, ist doch egal. Im E-Mail-Client habe ich alle Funktionalitäten die ich brauche, um Mails zu forwarden, Dateien einzubinden oder zu verschlüsseln oder sonst was es so gibt. Im Gegenteil. Durch solche Funktionalitäten bläht man andere Programme immer mehr auf und jeder hat seine eigene Oberfläche wo man sich erst mal zurecht finden muss. All in one Lösungen finde ich nicht gut. In Zeiten preemptiver multitasking Betriebssysteme sollte das kein Problem sein mehrere Programme offen zu lassen und bei Bedarf hervor zu holen.

Hallo nochmal. Ich hab in Outlook mal rumprobiert, und die Funktion "in pdf konvertieren" gefunden. Dabei wird aus der mail ein pdf erzeugt, in dem die Anhänge eingebettet sind. Sie lassen sich also als originaldatei jeweils öffnen. Auch die Mailadressen funktionieren. Hat da schon jemand Erfahrungen?eignet sich das als Archivierungswerkzeug?