AW: Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

Das verschieben mit regeln klappt innerhalb von Outlook, klar. Aber was kann ich machen, wenn die Mails quasi "von Hand" auf dem Server abgelegt werden müssen? (Kein Mailserver vorhanden)

Man kann selbst steuern, ob die Mails in den E-Mail Client importiert oder beim Provider liegen bleiben. Natürlich importiere ich eingehende E-Mails auf den heimischen E-Mail Client. Dann sind sie auf meiner Festplatte. Da müssen keine E-Mails per Hand importiert werden, weil das läuft alles automatisch im Hintergrund ab. Wenn ich unterwegs bin und E-Mails mit dem Tab checke, dann bleiben die auf dem Server vom Provider und kommen dann auf meine Platte, wenn ich den E-Mail Client aufrufe. Wo ist das Problem? Wenn Du fremde E-Mails meinst, die Du als Textdatei von jemanden anders auf Dongel oder CD bekommst, dann landen die eben im Textordner des Projektes. Aber das sind doch absolute Ausnahmen, habe ich noch nie erlebt. Das macht doch kein normaler Mensch. Mails bekommt man über den normalen Weg und wenn jemand eine andere Mail weiter geben will, dann kann man die auch forwarden und dann läuft eh alles wie üblich. Oder wie meinst Du das?

...aber irgendwann musst Du die doch mal archivieren, oder?!
Die outlook.pst nimmt ja sonst gigantische Ausmaße an.
@bimfood, mit einer verschlagwortenden Bürosoftware ist das natürlich
einfacher, im Prinzip braucht man nur noch einen einzigen Projektordner, der
Rest erfolgt über Filtersuche, also z.B. zeige alle ausgehenden E-Mails an Fa. XY
im Juli von Projekt AB usw.
Da die Mails auf dem Server (z.B. NAS) abgelegt werden, ist das lokale Outlook
im Idealfall leer.
Man schreibt auch gar nicht mehr in Outlook, sondern in der Bürosoftware und
versendet dann nur über den Mailclient.
Das macht eigentlich jede einfache Handwerkersoftware so. Warum sich das bei
den Architekten nicht durchsetzt, das weiß ich auch nicht.

Ich kann den ganzen Projektordner im E-Mail Client exportieren, in allen möglichen Formaten, als einzelne Mails in allen möglichen Formaten bis hin zu PDF, oder als eigene Datei, die das Mailprogram wieder einlesen kann, als sei nix gewesen. Diese kann ich dann mit dem Projektordner archivieren. Geht das in Outlook nicht?

Einen Vorteil von irgend welchen Programmen direkt E-Mails zu versenden sehe ich keinen. Ob ich in Icedove oder irgend einem Programm die E-Mail eintippe, ist doch egal. Im E-Mail-Client habe ich alle Funktionalitäten die ich brauche, um Mails zu forwarden, Dateien einzubinden oder zu verschlüsseln oder sonst was es so gibt. Im Gegenteil. Durch solche Funktionalitäten bläht man andere Programme immer mehr auf und jeder hat seine eigene Oberfläche wo man sich erst mal zurecht finden muss. All in one Lösungen finde ich nicht gut. In Zeiten preemptiver multitasking Betriebssysteme sollte das kein Problem sein mehrere Programme offen zu lassen und bei Bedarf hervor zu holen.

Hallo nochmal. Ich hab in Outlook mal rumprobiert, und die Funktion "in pdf konvertieren" gefunden. Dabei wird aus der mail ein pdf erzeugt, in dem die Anhänge eingebettet sind. Sie lassen sich also als originaldatei jeweils öffnen. Auch die Mailadressen funktionieren. Hat da schon jemand Erfahrungen?eignet sich das als Archivierungswerkzeug?

Das musst Du selbst entscheiden, welches Format Du als Archivierung bevorzugst. Wenn Du ein Archivierungstool hast, dass auch im PDF nach Text suchen kann, dann mag es für dich OK sein. Andere bevorzugen plain Text (die Anhänge sind ja laut MIME Standard Base64 codiert und können jeder Zeit mit einem geeigneten Programm aus der Textdatei extrahiert werden) oder andere Formate.
Kann Outlook auch Unterverzeichnisse anlegen, wo man projektbezogen alle E-Mails dort ablegen kann?

Ich archiviere sie als txt Dateien ab und packe dann alle aus dem Projekt in eine Datei. Mit dem Dateimanager kann ich gepackte Dateien behandeln als wäre es ein Verzeichnis und kann dann dort nach Text suchen. PDF hat hingegen ein einheitliches Erscheinungsbild zum ausdrucken. Dafür ist im plain text jede Information des Headers drin, was bei Streitigkeiten wichtig sein kann (nachverfolgen woher die mail kam usw).

Hallo zusammen,

vielen Dank für die zahlreichen Antworten.

Gibt es denn auch Erfahrungen mit Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Bauleitugen, sprich muss jede Mail ausgedruckt werden.

Ein öbuv Sachverständiger muss z.B. gemäß Sachverständigenordnung Westfalen Nord vom 21.06.2012, §13 (2) dazu verpflichtet die sonstigen schriftlichen Unterlagen ... mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren.

Gibt es ähnliche Vorschriften für Bauleiter?
Gruß
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Blumenschein