E-Mail Verwaltung und Sicherung

Hallo zusammen!

Wir organisieren uns Mailverkehr über Online-Postfächer (Einzelpostfächer mit 2 GB, Bürohauptpostfach mit 15 GB), die wir permanent mit Outlook synchronisieren. Das funktioniert bisher gut und wir sichern auf unserem Server nur die archivierten E-mails in regelmässigen Abständen.
Mittlerweile nimmt der Mailverkehr und die Mailgröße allerdings Dimensionen an die in Kürze dazu führen werden, dass sich etwas ändern muss.
Momentan gehen durchschnittlich am Tag ca. 40-50 MB an Daten raus und es kommen ca. 10-20 MB an Daten per Mail zu uns. Das führt dazu, dass wir häufig archivieren müssen um die Online-Postfächer wieder freizuschaufeln. Nachteil: Man muss bei der Suche nach Mails die wenige Wochen/Monate alt sind immer verschiedene Postfächer bzw. Archivierungen durchsuchen.
Also entweder deutlich größere Online-Postfächer oder eine Serverlösung im Büro.
Wie handhabt ihr das?

Büromanagementsoftware!
Damit liegen die E-Mails dann direkt bei Euch auf dem NAS, oder Büroserver.
E-Mails werden aus der Software heraus geschrieben und in der Datenbank
abgelegt, d.h. Du öffnest in der Projektoberfläche einen Projektbeteiligten und
wählst "E-Mail, Fax oder Brief an" und demntsprechend öffnet sich Word oder
Outlook und füllt die Vorlagen auch gleich aus (also Adressat, Bauvorhaben,
Grußformel, Datum, Betreff usw. usf.)
Das Schriftsück ist dann voll indexiert und für alle autorisierten Mitarbeiter
(Gruppen) verfügbar auf dem Server.
Wir hatten auch mal überlegt Emails auszulagern, aber nee, ich will das lieber im
Hause haben, genauso wie meine Kontakte...

Welche?

Es sollte etwas autarkes sein, also nicht irgendwie als Aufsatz zum CAD oder AVA. Ansonsten finde ich die Online-Sicherung sehr interessant.

wir haben Cycot OM, war ein Tipp hier aus dem Forum, und damit ich nicht ewig
viele lange Texte und Bilder reinladen muss, hängt eine kurze Übersicht von mir an.
Es ist Stand-Alone Software, hat aber eine starke Outlookschnittstelle.
Link:
CYCOT OM - Adressen, Organisation und Controlling im Architektur- und Ingenieurbüro.

Angehängte Dateien

CycotOM.pdf (548,2 KB, 430x aufgerufen)

Hallo Kieler,

danke für den Link. Ich hab mir das Ganze angesehen und es sieht "verlockend" aus. Benutzt Ihr die Version Controlling oder Premium mit oder ohne monatlichen Softwareservice?

Das Ganze ist nicht ganz günstig mit (699 bzw. 1199 pro Arbeitsplatz + Service), aber, wie ich Dich einschätze, hast Du Dir die Investition reichlich gut überlegt und es lohnt sich. Seit wann arbeitet Ihr damit?

Hast Du es tatsächlich auf allen Arbeitsplätzen installiert?
Das schreckt mich ein wenig ab, denn es wären bei 7-8 Rechner auszustatten.


Archimedes + Komplizen

@kieler:

Nochmal eine Frage zu Cycot OM, denn ich habe da vermutlich was falsch verstanden:

Ich erwerbe im Prinzip nur eine Lizenz von Cycot OM Controlling oder Premium für meinen Server, kann aber von mehreren Rechner dennoch auf die Adressverwaltung, E-Mail-Plugin etc. zugreifen??

Ich benötige also nur für die Zeiterfassung Zusatzlizenzen?