Ich sehe ja vollkommen ein, dass der Architekt den Beteiligten schriftlich mitteilen muss, was er sich vorstellt und wie es zu laufen hat.
Da bin ich ganz bei Dir.
Ob das allerdings in Protokollform zu geschehen hat oder in einzelnen Mails/Faxen in freier Form sei mal dahin gestellt.
Die Frage bleibt, ob Protokollführung von regelmäßigen Besprechungsterminen mit Weiterleitung an alle Beteiligten, also auch Bauherr, Grundleistung des Architekten nach HOAI (2009) ist.
Das würde ich nach wie vor verneinen. Zumindest steht es dort nicht als Grundleistung.
Wenn der Bauherr diese anfordert, sind sie aus m.E. als besondere Leistung zu vergüten.

Ebenfalls steht in der HOAI nicht, dass wöchentliche Fixe-Jour-Termine zur korrekten Erfüllung der Architektenleistung oder voller Abrechnung der LPH. 8 erforderlich wären.
Die HOAI ist ohnehin nur ein Preisverzeichnis und kein Forderungskatalog an den Architekten.