AW: Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

Also wir archivieren nach wie vor alles ausgedruckt und in Papierform (außer Fotos und CAD-Dateien). Natürlich zusätzlich wir alles digitale entsprechend gesichert, aber es ist bei uns nicht alles digital vorhanden. Egal, wie gut die heutigen Möglichkeiten für das papierlose Büro geworden sind und wie perfekt die Lösungen diverser Softwareanbieter mittlerweile sind, es kostet definitiv mehr Zeit ein solches System lückenlos zu pflegen und ist mit größeren Informationsverlustrisiken verbunden, als der klassische Ordner im Regal.
Es entstehen natürlich Unmengen von Kisten voll mit Ordner, die ihren Platz benötigen und auch der Umweltschutz, sprich Papier sparen, ist ein Argument, aber Vieles wurde während der Projektbearbeitung ohnehin ausgedruckt und dann wieder weggeworfen. Wir archivieren es, wenn es Sinn macht.
Ich glaube, dass Speichermedien und Dateiformate relativ schnell überholt sind, aber das Papier auch in einigen Jahrzehnten noch seine Bedeutung hat.

bei uns ist es umgekehrt, wir haben alles digital und wenig auf Papier, in der
Hoffnung, dass es das PDF Format, dass es nun seit über zwanzig Jahren gibt,
noch mal solange schafft...

PDF ist sicherlich ein recht sicheres Format auf Sicht von 20 Jahren.
Fotos in ordentlicher Qualität oder andere Pixeldaten nehmen als PDF aber auch gerne viel Platz in Anspruch, wenn man sie nicht optimal speichert.
Dann bleibt immernoch die Frage nach dem Speichermedium und der Sicherung von diesem.
Wir sichern auf einem Server der täglich intern spiegelt und dann 2x pro Woche auf eine NAS mit 4 Platten zusätzlich sichert. Dazu noch 3 rotierende RDX-Bänder die regelmäßig getauscht und extern gelagert werden.
Ist aber auch alles nicht mehr zu gebrauchen, wenn es den großen EMP gibt.

naja, wenns anfängt zu brennen, ist das mit dem Papier auch nicht so doll
Außerdem lässt sich Papier nicht indexieren, das ist bei digitalen Daten sehr komfortabel.

Das eigentliche, derzeit noch nicht gelöste Problem ist der Zugang auf die
Dokumente von unterwegs...

Brand- und Wasserschäden sind für Datenträger auch nicht auszuschließen. Hinzukommt noch die Inkompatibilität oder das Versagen des Speichermediums oder Lesegerätes. Außerdem sind Brand und Wasser höhere Gewalt bzw. eine Versicherungssache. Man hat ordentlich archiviert, alles andere ist dann Pech. Das Rumschleppen und die Lagerkapazität sind die Hauptprobleme beim Papierarchiv.

Es ging ja eigentlich nur ums Archivieren und nicht um den Zugriff auf aktuelle Projekte. Wir schaffen nur Projekte ins Archiv, auf welche wir länger nicht mehr zugreifen mussten. Ansonsten kommen wir an alle Projekte, auch die alten bzw. archivierten, mit Suchfunktionen über den Server relativ komfortabel ran.

Dem Kunden muss man die archivierten Dinge übrigens vor der Entsorgung nach 10 Jahren nochmals anbieten. Er kann sie dann abholen kommen.

Je nach Bürogröße, sollte es einen zweiten Standort für die Datenspeicherung geben, so dass bei Einbruch, Feuer oder Wasser eben nicht alle Daten weg sind.

Das ist übrigens ein klarer Vorteil der digitalen Datenarchivierung: Eine Kopie lässt sich mit geringem aufwand erstellen.

In einem kleineren Büro lässt sich dies theoretisch auch so lösen, dass der Chef mind. wöchentlich ein Blackup mit nach Hause nimmt. Alternativ gibt es auch Cloud Lösungen für das Backup einer gesamten Bürostruktur.

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Florian Illenberger

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Das wird natürlich mit dem Backup so gehandthabt.
Nennt mich altmodisch, aber gerade Cloud-Lösungen bringen einen in enorme Abhängigkeiten und die Sicherheit liegt nicht mehr in den eigenen Händen, häufig nichtmal im gleichen Land.

Wenn mir mein Papierarchiv aufweicht oder wegbrennt, dann ist mir das relativ egal, denn das Ganze ist versichert und die wirklich wichtigen Sachen, die ich wiederverwenden möchte oder bei künftigen Projekten benötige, habe ich natürlich zusätzlich mehrfach digital gesichert.
Ich komme mit meinem Papierarchiv lediglich meinen Aufbewahrungspflichten gegenüber dem Kunden nach. Für mich selbst brauche ich die dort gelagerten Unterlagen nicht mehr.
Ich umgehe damit aber das Problem, dass ich wirklich jedes Schriftstück in meinem Büro digitalisieren und für 10 Jahre bestimmte Daten sichern muss, denn das hat für mich keinen Nährwert.

Das kann ich so nicht stehen lassen.

Ein sinnvolles Backupsystem benötigt jedes Büro heute sowieso. Das wirtschaftliche Risiko nach einem Datengau wäre sonst immens.
Dieses System so auszuweiten, dass dies für die notwendige Beweissicherung über 10 Jahre nutzbar ist, ist kein großer Aufwand mehr.



So eine Archivkiste in einem Keller ist nach einem wasserrohrschaden dann leider auch nicht mehr zu gebrauchen...

Was die Speichermedien angeht, sehe ich bei der richtigen Wahl kein Problem. Wir reden hier immerhin nur über EIN Jahrzehnt und die Festplatten, die ich 2005 gekauft habe, kann ich nach wie vor problemlos nutzen - auch wenn die Kapazität nicht mehr ausreicht.

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Florian Illenberger

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