AW: Bauleitung Dokumentation Schriftverkehr

bei uns ist es umgekehrt, wir haben alles digital und wenig auf Papier, in der
Hoffnung, dass es das PDF Format, dass es nun seit über zwanzig Jahren gibt,
noch mal solange schafft...

PDF ist sicherlich ein recht sicheres Format auf Sicht von 20 Jahren.
Fotos in ordentlicher Qualität oder andere Pixeldaten nehmen als PDF aber auch gerne viel Platz in Anspruch, wenn man sie nicht optimal speichert.
Dann bleibt immernoch die Frage nach dem Speichermedium und der Sicherung von diesem.
Wir sichern auf einem Server der täglich intern spiegelt und dann 2x pro Woche auf eine NAS mit 4 Platten zusätzlich sichert. Dazu noch 3 rotierende RDX-Bänder die regelmäßig getauscht und extern gelagert werden.
Ist aber auch alles nicht mehr zu gebrauchen, wenn es den großen EMP gibt.

naja, wenns anfängt zu brennen, ist das mit dem Papier auch nicht so doll
Außerdem lässt sich Papier nicht indexieren, das ist bei digitalen Daten sehr komfortabel.

Das eigentliche, derzeit noch nicht gelöste Problem ist der Zugang auf die
Dokumente von unterwegs...

Brand- und Wasserschäden sind für Datenträger auch nicht auszuschließen. Hinzukommt noch die Inkompatibilität oder das Versagen des Speichermediums oder Lesegerätes. Außerdem sind Brand und Wasser höhere Gewalt bzw. eine Versicherungssache. Man hat ordentlich archiviert, alles andere ist dann Pech. Das Rumschleppen und die Lagerkapazität sind die Hauptprobleme beim Papierarchiv.

Es ging ja eigentlich nur ums Archivieren und nicht um den Zugriff auf aktuelle Projekte. Wir schaffen nur Projekte ins Archiv, auf welche wir länger nicht mehr zugreifen mussten. Ansonsten kommen wir an alle Projekte, auch die alten bzw. archivierten, mit Suchfunktionen über den Server relativ komfortabel ran.

Dem Kunden muss man die archivierten Dinge übrigens vor der Entsorgung nach 10 Jahren nochmals anbieten. Er kann sie dann abholen kommen.

Je nach Bürogröße, sollte es einen zweiten Standort für die Datenspeicherung geben, so dass bei Einbruch, Feuer oder Wasser eben nicht alle Daten weg sind.

Das ist übrigens ein klarer Vorteil der digitalen Datenarchivierung: Eine Kopie lässt sich mit geringem aufwand erstellen.

In einem kleineren Büro lässt sich dies theoretisch auch so lösen, dass der Chef mind. wöchentlich ein Blackup mit nach Hause nimmt. Alternativ gibt es auch Cloud Lösungen für das Backup einer gesamten Bürostruktur.

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Florian Illenberger

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Das wird natürlich mit dem Backup so gehandthabt.
Nennt mich altmodisch, aber gerade Cloud-Lösungen bringen einen in enorme Abhängigkeiten und die Sicherheit liegt nicht mehr in den eigenen Händen, häufig nichtmal im gleichen Land.

Wenn mir mein Papierarchiv aufweicht oder wegbrennt, dann ist mir das relativ egal, denn das Ganze ist versichert und die wirklich wichtigen Sachen, die ich wiederverwenden möchte oder bei künftigen Projekten benötige, habe ich natürlich zusätzlich mehrfach digital gesichert.
Ich komme mit meinem Papierarchiv lediglich meinen Aufbewahrungspflichten gegenüber dem Kunden nach. Für mich selbst brauche ich die dort gelagerten Unterlagen nicht mehr.
Ich umgehe damit aber das Problem, dass ich wirklich jedes Schriftstück in meinem Büro digitalisieren und für 10 Jahre bestimmte Daten sichern muss, denn das hat für mich keinen Nährwert.

Wenn es bei euch so ist, dass es tatsächlich noch Schriftstücke gibt, die auf Papier eingehen - bitte.
In meinen letzten Bauvorhaben ging alles nur noch digital. Ich habe sogar die Planprüfung nur noch digital durchgeführt und zu diesem Zweck kürzlich sogar einen dynamischen Acrobat Prüfstempel programmiert.

Auf Papier und im Ordner landen eigentlich nur noch Verträge und abgeschlossene Leistungsphasen - z.B. LPH 4, die Architektenkopie....

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Florian Illenberger

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